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テレワークをするとき必要な申請書はどんなものがあるの？どこへ行けば手に入るのかを伝授【テレワーク】

最近のキーワードでは断然このテレワークがトップに来ているようですね。

各企業では新型コロナウイルス感染の拡大により、自宅などでのテレワークを推進してきています。

特に最近ではあまり大きな企業でなくても、テレワークを行う会社が増えてきているようですね。

そこでまだテレワークをしていないような場合、一体どのような書類が必要になるか、気になるところです。

そこでここからは、テレワーク導入の際に必要な申請書について、確認していきたいと思います。

導入する前にこれだけは必要と考えられるものを取り上げていきたいと思いますので、ぜひ参考にしていただきたいと思います。

どうか最後までじっくりご覧ください。

テレワークをするとき必要な申請書はどんなものがあるの？

それでは早速ですが、テレワークをするとき必要な申請書はどんなものがあるかを見ていきましょう。

正式な名称は「在宅勤務許可申請書」といいます。

これは、在宅勤務を希望する従業員が、会社宛に許可を得るために提出をする書類となります。

用紙のサイズはA4で縦長に使います。

一番最初にタイトルを中央に記入します。

在宅勤務許可申請書

次に右上に申請日を書き込みましょう。

令和○○年〇月〇日

続いて左側に会社名と所属上司の名前を２段で記入します。

株式会社〇〇〇〇〇

（直属上司名）殿

次に右側に自分の所属と氏名を２段で記入します。

所属：○○部○○課○○係

氏名：○○○○　（印）

続いて以下のようにリード文から必要事項を記入していきます。

私はテレワーク勤務規程第〇〇条により、在宅勤務を希望しますので以下の通り申請致します。

1.在宅勤務希望業務

2.勤務開始希望日及び期間

（1）在宅勤務開始日

令和○○年〇月〇日

（2）在宅勤務期間

□1週間 □2週間 □１か月

□令和○○年〇月〇日から令和○○年〇月〇日まで

3.在宅勤務の頻度

（1）毎日

（2）週日

（希望する曜日がある場合は、〇印を記入すること）

「月・火・水・木・金」

（3）月日

（特定の日がある場合はその日を、ある程度時期が見込まれる場合はその時期を記入すること）

特定日（　日、　日、　日、　日、　日）

時期（初旬・中旬・下旬に　日程度・不定期だが月に　日程度）

4.勤務場所

5.設備状況

（１）電話回線

（２）電話・ファックス機器

（３）パソコン（機種・OS・使用ソフト等）

6.在宅勤務の際に設置を希望する設備

7.在宅勤務の事由

（１）育児

（２）介護

（３）その他（　）

以上のような書式であれば十分ではないかと思います。

もしこれ以外に決めておく必要があるような項目があれば、付け加えて下さい。

以上、ここまではテレワークをするときに必要な申請書について、お伝えしました。

どこへ行けば手に入るのかを伝授

それではこのような書類をどこで手に入れればよいのかについて、お伝えしたいと思います。

実をいいますと、先ほど挙げた実例は「テレワークセンター徳島」で作成された申請書の例をお伝えしました。

各自治体ではこのような申請書を作成しているのではないかと思い、検索をしましたが、自治体によって申請書を発行しているところもあれば、そうでないところもありました。

一度お勤め会社の該当する自治体に問い合わせをしてみるとよいかと思います。

先ほどテレワークセンター徳島の実例をお伝えしましたが、このような形式で会社内において、「テンプレート」を作成し、該当する従業員にメールで添付をして送付、記入後メールで上司に宛てて送付の上、承認を受けるような形で推進するのが良いのではないでしょうか。

又は、管理ツールの活用で送付、承認をすることも考えられます。

いずれにしても、社内規程に盛り込んで形式や細かくルールを定めて実施すれば、特に問題はないと思います。

そして現在社内で利用しているICT（情報通信技術）を確認し、その会社の規模に合わせて運用しやすい導入方法を検討する必要があります。

以上、ここまでは個人が会社に対してテレワークを行う上で、必要と思われる申請書の様式などをお伝えしてきました。

次の項では会社として自治体へ提出する申請書について、どのようなものがあるのかを見ていきたいと思います。

会社が提出する申請書はどんなものがあるの？

それではここからは会社と自治体についての取り決めを見ていきましょう。

テレワークを行う上では、会社から地方自治体へ今後このような形式でテレワークを推進していきます、というような申請書を事前に提出する必要があります。

その申請書はどのようなものなのか、詳しく見ていきましょう。

調べてみた結果ですが、自治体などへの申請書の届は特に義務付けられていないようです。

ただし、自宅でテレワークを行うことができず、サテライトオフィスでテレワークを行おうとするとき、企業によってはサテライトオフィス勤務の利用申請書作成が、会社の規程で定められているような場合は、提出する必要があります。

ここからは、その実例を見ていきたいと思います。

テレワーク勤務規程（サテライトオフィス勤務の利用申請書）

第〇条　サテライトオフィス勤務の利用に当たっては、申請書により申請しなければならない。なお、勤務期間が1週間未満の場合は、所属長の許可を得れば申請書の提出は要さないが、1週間を超える場合については、次の事項を記載した申請書により申請するものとする。

尚、1か月を超える場合は1か月単位とする。

（１）希望するサテライトオフィスの場所

（２）勤務時間及び勤務期間

（３）業務の内容

解説をしますと、サテライトオフィス勤務の利用例としては、通勤や移動時間の短縮、出張中に会社との業務連絡のためが考えられます。

上の規程例では、専用型オフィスを利用する場合を定めているのですが、共用型オフィスを利用する場合は、以下の規程を適宜追加する必要があります。

① 利用契約をしている共用型オフィスの場合は、事前に利用カードの交付申請をし、利用する毎に明細書を提出すること。

② 利用契約をしていない共用型オフィスの場合は、会社指定の所とし、利用する都度、利用明細書と領収書を提出すること。

以上ですが、ここでテレワーク実施までのルール作りについてまとめてみたいと思います。

テレワーク実施の申請と承認は、以下に述べるようなプロセスで実施することが考えられています。

各プロセスのポイントを参考まで載せておきますので、確認してください。

対象範囲の周知　

↓

利用者登録

↓

利用の申請

↓

始業・終業の報告

ルール策定のポイント

[利用者登録]　・誰が申請（希望者が/希望者の上司が）

・どこに申請（部署に/上司に）

・どうやって申請（電子メールで/Webシステムで/紙面で）

・条件（上司との面談を経て）

・承認の条件（対象者の条件を満たしていれば自動で承認/面談を経て承認）

[利用の申請]　・誰が申請（希望者が）

・いつ申請（当日に/前日までに）

・どこに申請（上司に/部署に）

・どうやって申請（電子メールで/Webシステムで/紙面で）

・承認の条件（上司の許可を経て/実施する業務を決めた上で）

以上、実例ですがご参考まで掲載してみました。

さて新型コロナウイルス感染は最近では主に都市部において広まってきています。

一方、地方ではあまり感染が広がっていないところもあります。

そんな状況の中、5月4日に安倍首相から緊急事態宣言の延長が発表されました。

当初は5月6日まで実施とのことでしたが、感染が収まらないため、5月31日まで延長することが決まったということです。

ややその規則は緩みましたが、それでも実行する上ではまだまだ不自由さが残ります。

そんな状況で経済的に経営が困難になり、会社やお店を閉めざるを得ない人たちも増えています。

何とかこの困難を、救う手立てはないのでしょうか。

諸外国の事例では思い切った経済対策が取られていて、個人経営者を救っています。

早く日本も同じように手を打たなければ、ますます苦しい経営者が増えてしまいそうです。

一刻も早く新型コロナを終息させる必要に迫られています。

私たちも今できることをしっかり実行していかなければならないと思います。

いつの日か、再び元のように安心安全な生活が戻ってくるよう、お互いに健康には十分気を付けて過ごしましょう。
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