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テレワークの運用ルールはどんなものがあるの？しっかり守って安心作業！【テレワーク】

あなたは現在テレワークでお仕事をされていますか？

最近各企業では新型コロナウイルス感染症の拡大を防ぐため、出社をせずに自宅で業務を行う人たちが増えているようです。

人と人の接触で増えていくと言われている新型コロナウイルスは、この先いつになったら終息をするのでしょうか。

この影響で各種のスポーツでは、開幕ができず延期になったりしているものが多くなってきています。

いつもですと今頃は新緑の元、プロ野球野球やJリーグのサッカーなども盛んにおこなわれているはずですね。

しかしすべてと言ってもいいくらい、各スポーツ団体は延期や中止に追い込まれています。

特に気の毒なのは、高校生たちではないでしょうか。

昨日も高校生にとっては特に3年生にとっては、厳しいインカレの中止が決定しましたね。

これを受けて、高校野球の夏の大会も、もしかすると中止になってしまいそうな気がします。

春の選抜野球大会も中止になり、夏の高校野球も中止になると、現在3年生にとっては今年で最後になるのに、一度も高校野球の対外試合ができないまま、卒業を迎えなくてはなりません。

こんなに悲しいことって今まであったでしょうか。

気の毒で仕方がりません。

一刻も早く新型コロナウイルスの撲滅を期待していますが、現段階では難しいような気がします。

話は変わりますが、ここからはテレワークを行う上では、どのような運用ルールがあるのか、守っていくうえでの注意事項などをお伝えしていきたいと思います。

どうか最後までご覧いただきたいと思います。

テレワークの運用ルールはどんなものがあるの？

それでは早速ですが、テレワークの運用ルールはどんなものがあるのかを、見ていきたいと思います。

その前に今一度テレワークとは何かを、おさらいしておきたいと思います。

テレワークとはどんな働き方なのか

テレワークというのは、時間や場所にとらわれずに働くことをいいます。

簡単にいますと、ICT（情報通信技術）によって、インターネットを介して会社の外で働くこと、その場所は、自宅であったりサテライトオフィスと言われるところであったりします。

特に最近の傾向としては、カフェなどで行っている人もいるようです。

その内容ですが、やはり多いのはテレビ会議などのように、グループでの打ち合わせなどを行うことが多い気がします。

これまでは各自で顔を合わせて行う対面式の会議が主でしたが、新型コロナウイルスで感染の危険が起きているので、顔を合わせることがなく、自宅などにおいて参加する形式になっています。

テレワークを行う上での運用ルールとは

今まではあまり気にせずに会社で行ってきた業務ですが、自宅などでの業務になりますと、オフィス勤務では起こらなかったことが起きてくることが想像されますね。

そのため、事前にきちんとした運用のルールを作っておかなくてはいけません。

お互いに不公平な感じを持たなくて済むように、または従業員の適切な業務管理をするためにも、欠かすことができません。

一般的に各企業においては、就業規則というものが備わっていると思います。

テレワークでもこの就業規則的な規定を設けることが、最低限必要になります。

テレワーク実施範囲を決める

それではテレワークを進めるうえで、適用する従業員の範囲をどのように決めたらいいでしょうか。

思いつくままいくつか項目を挙げてみましょう。

1.社員全員を対象にするか範囲を決める

2.特定の家庭事情がある人についてどう対応するか

3.心身的に通勤が難しい人についてどう対応するか

4.テレワークを望まない人についてどうするか

5.入社歴を考慮して決めるべきかを考える

以上、思いつくまま述べてみましたが、テレワークと単純に言っても、業務によってはテレワークをしやすいものと、あまり実施できそうもないものがありますので、テレワークを実施しようとしている人に、アンケートなどを取ってみることも必要だと思います。

ここでご参考までに厚生労働省で実施したアンケートの資料をご紹介したいと思います。

少し古い資料になりますが、平成27年に行われたアンケートについての回答事例です。

その記事のタイトルですが「テレワーク活用の好事例集（仕事と育児・介護の両立のために）」と付けられています。

ここでは2～3社の事例をご紹介したいと思います。

積水ハウス株式会社

 

同社は、住まいづくりの基本である1軒1軒を丁寧につくりあげるところに特徴があります。

2005年（平成17年）から女性を積極的に採用し、2006年に従業員と企業が、維持が可能であるような成長を図れるように、「女性活躍推進」「多様な人材の活用」「多様な働き方、ワーク・ライフ・バランスの支援」の3つを柱とした「人材サステナビリティ」を宣言しました。

サステナビリティとは、辞書を引きますと、「接続可能性」と出ています。

その中で特に「女性活躍の推進」に力を注いできましたが、2014年には、経営企画部内に「ダイバーシティ推進室」を設置しているとのことです。

2012年からは「女性技術職勉強会・交流会」を実施、2013年からは育児や介護で勤務時間が制約される従業員が、時間を有効に活用できるように、テレワークそ思考的に導入しました。

2015年8月から技術職を中心に本格的に運用を始めたとのことです。

運用ルールとしては、端末PCから社内の勤態管理システムにアクセスをして、PC上で管理を行っているそうです。

テレワークのスケジュールについてですが、あらかじめ一人一人決めていますが、上長の管理がしやすいように、開始と終業はメールで報告するようにルール化されています。

自宅をサテライトとみなして、会社と同じシステム環境を構築、同じセキュリティレベルとスピードで仕事ができるようになっています。

CADシステムをストレスなく使うため、デスクトップの専用端末を貸与しています。

PCのリース代は会社で負担し、回線については本人が自宅で使っている回線を利用しているそうです。

当初、リモートデスクトップで行っていましたが、CADシステムの動作性をさらに良くするため、会社の大容量サーバを経由してアクセスしているとのことです。

従業員の意見とフォローアップはどうなっているのでしょうか。

それはダイバーシティ推進室主催での交流会や勉強会で、従業員からの声を集めているとのことです。

営業本部エリアごとに交流会や勉強会を主催することで、女性からの声を集めています。

以上、ここまでは「積水ハウス株式会社」さんの事例をお伝えしました。

これを拝見しますと、やはり事前の準備と共に、実際にテレワークを行っていく上で、現場で働いている女性から生の声を聞いていることが、素晴らしいところだと思いました。

ともすると、企業側からしか見ていないことがあって、実際に働いている人からじかに意見などを聞くことが少ないのではないかと感じていました。

しかしこの会社では、スムーズに運用がなされているようで、これからますます発展していくものと思いました。

株式会社タカラトミー

この会社は、子供さんたちへ夢を与える玩具メーカーです。

子育てを経験している女性が多く活躍できるフィールドが多く、女性活躍の推進にとても積極的な会社です。

テレワーク運用ルールを見ていきましょう。

育児や介護を行っている従業員を対象として、全事業所で実施しています。

テレワークの実施場所は、自宅又は被介護者宅となっています。

テレワーク申し込み時にヒアリングを行い、その業務がテレワークに適した業務であるか、PCや通信環境などを確認したうえで許可しています。

テレワークを実施のプロセスは、事前に上司の許可を得ることとし、当日は、始業時、終業時、休憩時間、業務の進捗状況などをメールで、その都度上司に報告するルールになっているとのことです。

テレワーク時の条件としては、終日在宅勤務もしくは部分在宅勤務を、週1回としています。

尚、部分在宅勤務は半日で、外出との組み合わせも可としています。

健康管理上、所定外労働及び深夜勤務、休日労働は行わないこととしているとのことです。

子供さんは病気等の場合を除いて、原則保育園に預けることとしています。

この会社は「働き方の変革『東京モデル』事業」への応募をきっかけに、テレワーク導入を検討したそうです。

2010年からトライアルとして様々な部門や職種から、特にテレワークニーズが高い、育児休業復帰後の従業員を選定、実施、検証を開始しました。

対象者の上司を集めて説明会を実施し、理解を深めることによって円滑な導入につとめています。

テレワークテレワークの通信方式、利用限度については、利用状況を踏まえて改善をしていったとのことです。

株式会社ニチレイフーズ

 

この会社は冷凍食品やレトルト食品、缶詰、包装氷などを製造、加工、販売をしている会社です。

2005年からテレワーク導入に向けて試行的に取り組んで、2009年に本格的に導入しました。

テレワークへの導入目的は、時間という資源の有効活用の実現、業務と家庭の両立を円滑に行うことを目指し、社員が生産性の高い業務を行う、としています。

この制度の理由事由は、特に限定せずに行っているそうです。

全事業所が対象で、テレワークをする場所は自宅又は自宅に準ずる場所です。

テレワークを実施する際は、実施内容を事前に上長に申請を行い、電話やメールで始業と終業の連絡を行っているそうです。

テレワーク時の条件ですが、上長が承認の下で人事部にテレワークを実施するための申請書を提出し、許可を得た人が実施しているとのことです。

申請書には、希望理由と業務内容、実施場所を記入し他には業務への集中、セキュリティの観点から、作業する場所の見取り図又は写真を提出してもらうことになっているそうです。

業務中は親族やペットを立ち入らせないこと、業務に関係のないものは置かない、出力は不可とするなどの条件を設けているとのことです。

今後については、時間外労働削減、業務効率向上の観点で、この制度の適用範囲の拡大を検討していくそうです。

以上、ここまではテレワークの運用ルールはどんなものがあるのかについて、実例を3社ご紹介をしてお伝えしました。

やはりこれを見ますと、しっかりとした運用上のルールが決められていることが、良く分かった気がします。

どのような取り組みでも、運用のルールが決まっていませんと、様々なトラブルが生じることも予想されますので、このように取り決めがなされていることが、わかりました。

運用ルールをしっかり守って安心作業！

テレワークの運用ルールが分かりましたが、それ以外で何か気を付けることはあるのでしょうか。

先保護挙げた実例の会社以外でも、もう少し詳しく見ていきたいと思います。

トヨタ自動車株式会社

この会社は輸送用機器の製造と販売を行っている、日本で最大規模の自動車会社です。

他の企業と同様に、この会社でも育児期における女性従業員の継続的な就業と、更なる活躍の推進を主な目的として、テレワークを推進しています。

主な職種は事務職と技術職で、「部分的在宅勤務制度」「終日在宅勤務制度」を導入しています。

前者についてですが、小学4年生以下のお子さんを育てている人が対象で、後者は1歳未満のお子さんを育てている人が対象となります。

それぞれ1日4時間以上で、週2時間以上の出社をすれば、在宅勤務を認めているとのことです。

2013年からはシステムを刷新して、リモートデスクトップ式に変えたことで、より利便性が高まったそうです。

改めてテレワーク導入の目的を見てみますと、育児期にはどうしてもお子さんの手がかかるのは、仕方がないことですので、勤務を継続させてもらう上で、更なる活躍を促進する上でも、これを推進していく目的となっているようです。

導入の形態を見ていきますと、入社から一定の年数が経過した人で、育児や介護を行っている事務職と技術職の従業員が対象です。

全事業所が対象で、テレワーク時の作業場所は自宅に限ります。

テレワークを実施する際の条件は、最低限、対面でのコミュニケーションが必要なので、部分在宅勤務では1日に4時間以上、終日在宅勤務では週2時間以上の出社を義務付けています。

所定外労働については、上司の許可が必要で休日労働は原則として禁止しているとのことです。

現状では、適用者の周囲の上司や同僚からは、おおむね好評に推移しているそうです。

続いてはこの企業について見ていきましょう。

東京急行電鉄株式会社

この会社は東急との名称でおなじみです。

鉄道事業と不動産事業が主な柱となっています。

ダイバーシティマネジメント（年齢・性別・障害の有無・人権・民族・文化・キャリアなど多様な価値観を反映した企業経営）を実現するため、多様性が活かせる働き方である「ワークスタイル・イノベーション」が必要であるとの考えから、同社では従業員を様々な面からサポートしています。

テレワークは、妊娠や育児・介護などにより出社が困難な従業員を対象にして、2014年10月に導入しました。

導入の目的は、育児・介護による時間制約社員が増えてきたことから、妊娠・介護者の負担を軽減し、育児世代の支援を行うことで、より持続的な成長に寄与していくことを最大の目的としています。

導入の形態は、利用者が勤務する事業所で、本社が主となっています。

テレワークを行う場所は原則として自宅ですが、勤務ができる環境ならその他の場所も認めているそうです。

テレワーク実施対象者は、妊娠者・育児休業者の内、早期復職者・介護休業者の内、早期復職者となっています。

条件ですが、上長の承認があればテレワークの制限はありません（日数、時間）が、時間外労働、休日勤務は命じないこととなっています。

2013年から部門を横断した「ダイバーシティ推進ワーキンググループ」を発足、様々なアイデア出しや従業員のニーズを吸収してテレワークを導入したそうです。

従業員への周知は、労働組合との連携や全部門の統括担当課長に説明をし、目的や期待する効果について、理解を得たとのことです。

テレワークの導入で、早期復職を支援するための形態として大きな役割を果たしているといえます。

続いてご紹介するのはこの企業です。

株式会社ローソン

この会社は皆さんご存知の、コンビニエンスストアのフランチャイズチェーンの展開をしている企業です。

フランチャイズチェーンとは、本部からフランチャイズを与えられた加盟店の組織のことをいいます。

2008年のトライアルを経て、小学3年生までのお子さんを持つ従業員を対象にしてテレワークを導入しました。

短時間勤務との併用も可能としました。

主に商品開発、商品登録作業、ホームページの更新、プレゼンテーションの資料作成が主な業種となっています。

トライアルの時は在宅でできる業務には制約があり、利用日前後の残業が増えるなどの問題が発生しましたが、利用者や上司がテレワークに慣れてきたことで、その問題は次第に解消されたそうです。

尚、管理職にも利用されているとのことです。

テレワーク導入目的は、やはり従業員の子育てを支援することです。

短時間勤務や半日休暇などと併用することもできるそうです。

育児休業明けの復職面談で、人事担当者からテレワークについて説明をして、テレワークの利用を確認しています。

導入の形態としては、先ほどお伝えした通り小学3年生までのお子さんを持つ従業員です。

全事業所が対象となります。

利用希望者は事前に申請書を提出しますが、実施時には前日までに上司に口頭で連絡をし、同時に実施時間、業務内容、必要な書類の持ち出しについて相談し、承認を受けます。

始業時、終業時はメールで上司に連絡を入れることになっています。

テレワーク時の条件は、週2日、かつ月に10日まで利用可能です。

当日の急な利用の申請はできないことになっています。

多様な人材活用を図り、社内を活性化するための子育て支援策の一つとして導入されました。

2008年のトライアルに基づき、対象者や利用頻度を検討したほか、道んっゆうごもアンケートを取って、申請手続きや業務報告の形式を、簡略化するなどの工夫を続けているとのことです。

今後は介護中の従業員に対しても、対象範囲を拡大することも検討中だそうです。

このテレワーク制度で、男性が育児休業を取得しやすくなるような、職場づくりにも取り組んでいるとのことです。

テレワークを導入したメリットとしては、周囲の電話などに邪魔をされないので、作業に集中ができるようになったことや、通勤に時間がかかっていた時間を有効に活用できるなど、とても好評なようです。

そして上司との信頼関係を大切にして実施しているので、評価などに対する不満の声もなくなりましたし、利用者や上司が制度の利用にも慣れてきたので、業務量の調整なども問題なく推移しているとのことです。

以上、ここまではテレワークの運用ルールをしっかり守っていくことで、作業が安心してできているという実例をご紹介してきました。

いかがでしたでしょうか、このように最近は多くの企業でテレワークを推進してきていることが、良く分かりますね。

新型コロナウイルスがまだまだ続きそうな気配ではありますが、これからも、ますますテレワークの重要性が求められてくると思います。

一刻も早く新型コロナウイルスの終息を期待して、皆さんでこの苦しい時期を乗り越えていきましょう。

いつの日か、また平穏な日々がやって来ることを期待したいと思います。
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