このところ、連日のように新型コロナウイルスによる肺炎の感染状況が、発表されていますが、昨日5月15日には日本の39府県で今まで出されていた、緊急事態宣言が解除されるというニュースが発表されました。
残る8つの都道府県では、いまだに解除できず今後も継続して行っていくとのことです。
経済がかなり厳しい状況で、お金の工面が付かず倒産する会社や商店が増えてきています。
このまま続いていくと、さらに大きな影響を受けてしまうと予測されています。
早く新型コロナウイルスが終息しなければ、日本の経済は立ち行かなくなります。
一方世界に目を向けてみると、お隣の韓国では感染者数がかなり減ってきており、スポーツ面でも韓国プロ野球が開幕を迎え、無観客ではありますが、テレビ中継をして多くのファンが見ているとのことです。
ゴルフでも女子の試合が開始されたとの報道もありました。
日本ではいつ開幕されるのか、今は全く分からない状況で、多くのファンもやきもきしている状況です。
多くの企業では会社に出勤せずに、自宅などでテレワークを推進しています。
初めてのことでテレワークをどのように進めていけばいいのか、今も迷っている経営者も多いようです。
ここからはテレワークで遠隔ミーティングをする上で、どのように進めていけばいいのか、さらにはお勧めのアプリを3つご紹介したいと思います。
少しでもご参考になれば幸いです。
テレワークで遠隔ミーティングをするにはどうしたらいいの？
それでは早速ですが、テレワークで遠隔ミーティングをするにはどうしたらいいか、ご一緒に見ていきましょう。
その前に確認しておきたいことがあります。
遠隔ミーティングとは、一体何を指すのかの定義です。
この言葉のように遠隔地にいる人同士が、パソコンなどを通して、出かけることなくお互いに自宅などで、会議に参加することができることをいいます。
最近ではパソコン以外にもタブレット端末やスマートフォンでも行えるようになり、とても便利になりました。
これを行う上では、ツールが必要となります。
遠隔ミーティングを行うために使うツールには、WEB会議システムとテレビ会議システムがあります。
WEB会議システム
このWEB会議システムはインターネット回線を通じて、遠隔ミーティングを行うツールです。
このツールには無料で行えるものと、有料のものがありますが、無料の物は1人対一人で使えるものが多く、大勢で使うには有料のツールを使った方が良いと思います。
WEB会議システムですが、現状では2種類のツールがあります。
「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つですが、クラウド型の特徴としては、インターネットに接続できさえすれば、どこからでもつなげることができることです。
初期費用も安く済むことと、面倒なインストールの操作がいらないところが魅力です。
しかしセキュリティ面では、少し不安が残ります。
一方、オンプレミス型は、社内の専用サーバーを使うことで、セキュリティーがしっかりしているので、安心して使えるのが大きな特徴です。
テレビ会議システム
それではテレビ会議システムとはどのようなものなのでしょうか。
こちらは専用の回線と専用の機材を使って、遠隔ミーティングを行うためのツールです。
これを行うには、事前に会議室に「カメラ」「マイク」「スピーカー」を設置する必要があります。
最近よく見かけるのは、主催者側だけでテレビ会議システムを設置し、参加者側はテレビがなくてもパソコンやタブレット端末があれば、参加できるようになってきている事例です。
以上、取り上げてきたのは、実際に顔を見ながら会議を進めることになりますが、顔を見せずに声で行う電話会議というものも存在しています。
こちらは映像ではなく、電話回線でお互いに声だけで会議を進めていくものです。
声だけで会議を進めるため、手元に多くの資料を用意して、それを見ながらお互いに確認し合ったり、事前の準備も比較的簡単であるメリットがあります。
取り急ぎメンバーの人へお知らせしたいような場合は、この音声だけの連絡でも実現可能ですし、それほど手間もかかりませんのでお勧めしたいと思います。
ここからは実際にWEB会議を進めていく上で、どのような点に気を付ける必要があるか、事前の準備などを含めてお伝えしたいと思います。
遠隔ミーティングを行う際には、準備するものとしては、対面での会議と同様です。
あらかじめ必要な会議の資料や議題を設定する、司会進行役を決めることなどです。
しかしWEB会議システムを利用する際に欠かせないものとしては、周辺機材の準備だと思います。
パソコン、タブレットでも内蔵カメラやマイクが仕えます。
しかしながら、あまり高性能ではない場合が多く、ともすると映像が乱れる、音声が聞きずらいなどのトラブルに見舞われることもあり、そのことで会議が中断して集中度が高まりません。
そのためにも専用のWEBカメラやマイク付きスピーカーがあると便利です。
最初にお勧めしたいWEBカメラを3機種ほどご紹介しましょう。
ストリートカムC980（ロジクール）実勢価格：20,350円（税込）
写真はイメージです
このカメラは、2万円台と高価格ではありますが、オートフォーカス機能付きで、顔を明るく鮮やかに映し出すことができます。
専用ソフトを使うことにより、顔色の補正や常に人物を中央に移す「自動フレーミング」機能がありますので、対話中にフレームアウトを防ぐことができます。
高価格ですが一押しの製品です。
BSW500MBK（バッファロー）実勢価格：33,080円（税込）
写真はイメージです
このカメラはフルHD（30fps）の高解像度で広角レンズ視野角が120°と広いほか、マイクも内蔵しているのでこれ1台あれば、すぐにWEB会議ができるので、コストパフォーマンスが高い製品といえますね。
価格もそれほど高くありませんので、お勧めの製品の一つです。
UCAM-C750FBBK（エレコム）実勢価格：18,700円（税込）
（画像はありません）
このカメラはフルHD（30fps）の高画質で撮影ができる他、2000万画素の静止画も撮影できるので、手元の資料を写して相手の人と共有する場合にも、便利です。
この製品も高コストパフォーマンスの製品の一つでお勧めしたいと思います。
続いてはヘッドセットを2機種ほどご紹介しましょう。
機種を問わず急務となっているのが、ZOOMやTeamsで行うビデオ会議への対応です。
パソコン内蔵マイクやカメラですと、「声が聞こえない」などのクレームが付きやすくなりますので、別途専用のヘッドセットなどが必要です。
尚、ヘッドセットには有線タイプと無線タイプの2種類ありますが、テレビ会議用としては、USBによる有線タイプをお勧めします。
無線タイプでは遅延が発生してしまうため、声と口が合わなくなってしまうことがあります。
H390 USB COMPUTER HEADSET（ロジクール）実勢価格：15,128円（税込）
このヘッドセットは、周囲の雑音を減らす「ノイズキャンセリングマイク」を搭載しています。
これにより周りで家族が騒いでいても、相手にクリアな音声を送れますし、手元のコントローラーで音量調節もできますので便利です。
低価格でもありお勧めの製品です。
MM-HSUGM（サンワサプライ）実勢価格：11,745円（税込）
このヘッドセットはマイクが単一指向性ですので、雑音を拾わず相手に伝わることと、口元に位置を合わせやすいフレキシブルなアームを採用しています。
価格も3000円台とリーズナブルでおすすめの一台です。
以上、ここまでは遠隔ミーティングを行う際、最低限必要な周辺機器をお伝えしました。
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あなたにおススメのミーティングアプリを3つご紹介！
最近、テレワークを行うためのビジネス用ツールには、様々なものが登場してきましたが、その中でも特にお勧めしたいツールをここで挙げてみたいと思います。
Microsoft Teams
価格については無料ですが以下の物は有料となっています。
・Office365 Business Premium (社員数300人以下向け) 1,360円/ユーザー/月相当（年間契約）
・Office365 E3 (社員数300人以上向け) 2,170円/ユーザー/月相当（年間契約）
これはあらゆる規模と業種に対応するミーティングツールです。
マイクロソフト社が提供している Office 365 ですが、各種のツールやクラウドツールが一挙になった「サブスクリプションサービス」のことを指します。
このMicrosoft Teamsは、そのOffice 365と連携して、あらゆるファイルを共同で編集できるツールとなっています。
もちろんセキュリティの高さは十分備わっていますし、1対1のチャットやグループ通話、ビデオ会議などのあらゆるニーズにもこたえています。
特徴の一つですが、たとえ移動中であってもパソコンやスマホから会議に参加できますので、とても便利です。
三井物産株式会社、株式会社リコー、コニカミノルタ株式会社など多くの大手企業で導入されていますので、安心して使うことができます。
Garoon（ガルーン）
中堅企業、中小企業から大企業まで、自治体、医療機関までのあらゆる組織に適合しています。
価格は以下の通りです。
クラウド版：300ユーザーまでで 845円/月 301～1000ユーザーですと800円/月 となっています。
パッケージ版：50ユーザーまでで 600,000円、それ以降はユーザー数に比例して増加します。
このツールは、2018年版中堅・中小企業のアプリケーション利用実態と評価レポートで、グループウエア部門12年連続シェアNo.1を誇っています。
KDDI株式会社、大和証券株式会社など5200社で導入されています。
特徴は、見やすいレイアウトや一画面内に、自分宛ての通知や社内の共有情報が表示されます。
追加費用なしでマルチデバイスにも対応し、パソコンからだけでなく手持ちのスマホからもアクセスできる便利さがあります。
セキュリティ面もツール内で細かくアクセス権を制限して設定できますので、情報管理体制も的確となっています。
次にペーパーレス化のツールをご紹介します。
ご存知の通りペーパーレス化は紙の資料を少なくし、電子書類化することです。
テレワークというのは物理的に離れた場所での仕事となりますから、会社内でしか保存できない紙の資料では、業務上停滞が起こってしまいます。
できるだけ紙はなくしてデータで管理することが必須となっています。
お勧めのツールが1つありますのでご紹介したいと思います。
Adobe Document Cloud
個人やグループ、ビジネス、エンタープライズなど幅広く対応しています。
価格は以下の通りです。
個人版（1契約当たりの基本月額料金）
・Acrobat Pro DC 1,580円/月
・Acrobat Standard DC 1,380円/月
・Adobe Sign 個人ユース版 1,007円/月
グループ版/ビジネス版（1カウント当たりの基本月額料金）
・Acrobat Pro DCグループ版 1,880円/月
・Acrobat Standard DC グループ版 1,680円/月
・Adobe Sign グループ版 3,882円/月
・Adobe Sign ビジネス版 （これについては、アドビストアコールセンター電話フリーダイアル：0120-613-884 にお問い合わせをお願いします）
その他、エンタープライズ版もありますが、こちらも上記のセンターへお問い合わせをお願いします。
上記のようにこのツールは個人、グループ、組織などの様々な規模に応じて使えるようになっています。
特に「Adobe Sign」は、電子契約の署名に特化したツールですので、紙の書類で印鑑の役割を果たすものとなっています。
このクラウドツールは、どんなデバイスからでもドキュメントに対してアクセスが可能なので、とても便利です。
企業の枠を超えてハワイ州政府においても実際に導入されています。
以上、ここまではテレワークを行う上でお勧めしたい便利なツールを3つご紹介しました。
どのツールも多くの実績がありますので、自信を持ってお勧めしたいと思います。
さて、新型コロナウイルス感染もほぼ大きな波は過ぎた気がしますが、このウイルスは決して油断できません。
第2波、第3波と続いてくるような情報も入ってきていますので、油断は大敵です。
今後も各自でしっかりと予防に心掛け、自粛すべき時はしっかり家にいること、なるべく3密にならないように気を付けることが大切ですね。
今年は東京五輪が延期になるなど、各スポーツ界でも開幕延期や中止などが相次いでいます。
初めて春と夏の甲子園が中止となりそうで、高校生特に3年生は気の毒ですが、これも感染を防ぐためには仕方がありません。
もう少しの辛抱とは思いますが、お互いに十分気を付けていきたいと思います。
来年の夏には東京五輪が行えることを期待して、今はじっと我慢をしていきましょう。
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