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テレワークをするにはどんなコミュニケーションツールがあるの？あなただけに教える5つのツール！【テレワーク】

新型コロナウイルスによる感染防止として、各企業では出社を取りやめて自宅で業務を行う形式、テレワークに移行するところが増えてきています。

テレワークに関する話題が最近増えてきていますが、お互いの連絡などをどのようにしているのか気になるところですね。

コミュニケーションツールというものは、どんなものがあるのでしょうか。

ここからは、コミュニケーションツールに的を絞って、その種類や内容について見ていきたいと思います。

最後までご覧いただきたいと思います。

テレワークをするにはどんなコミュニケーションツールがあるの？

それでは早速、テレワークをするにはどんなコミュニケーションツールがあるのか、見ていきましょう。

コミュニケーションとは、一体どんなことを言うのでしょうか。

辞書によりますと、人間がお互いに意思・感情・思考を伝達しあうことで、言語・文字その他視覚・聴覚に訴える身振り・表情・声などの手段によって行うことをいいます。

ツールというのは道具や用具、工具のことをいいます。

つまり会社内での従業員同士が、道具を使ってお互いの考えや意見などを伝えることをいいます。

最近では様々なコミュニケーション用のツールが開発され、使用されています。

ここからはどんなものがあるかを見ていくことにしたいと思います。

思いつくままいくつかのコミュニケーションツールの名前を挙げていきますと、以下のようなものがあります。

・Slack（スラック）

・ChatWork（チャットワーク）

・LINE WORKS（ライン ワークス）

・Wow Talk（ワウ トーク）

・Dropbox Business（ドロップボックス ビジネス）

・Google Drive（グーグル ドライブ）

・Qiita：Team（キータ チーム）

・Confluence（コンフルエンス）

・Trello（トレロ）

・Backlog（バックログ）

・asana（アサナ）

以上のように11種類のコミュニケーションツールの名前が上がりました。

この中にはあまり聞いたことがないようなツールも出てきましたね。

ここでは、それぞれのツールの特徴について簡単にお伝えしたいと思います。

Slack（スラック）

これはアメリカに本部をおくスラック・テクノロジーズ株式会社が運営するチャットツールです。

日本をはじめ世界各国で多くの企業がこれを使っています。

その主な特徴は、以下の通りです。

① オフィスデータやソースコードなどを送信・受信できるデータ種類が多いこと

② Google CalenderやMicrosoftOffice製品などのような外部サービスとの連携が充実していること

③ グループチャットや非公開設定が可能であること

以上が大きな特徴のツールです。

ChatWork（チャットワーク）

これは、ChatWork株式会社が提供しているビジネスチャットツールです。

社内・社外を問わずコミュニケーションツールとして活用できます。

スマートフォン版のアプリも充実していますので、場所や時間にとらわれることなく、隙間時間を有効に活用できるツールです。

その主な特徴は、以下の通りです。

① ビデオ通話機能、音声通話機能があること

② タスク管理機能があること

③ ファイルアップロード機能があること

以上が大きな特徴のツールです。

LINE WORKS（ライン ワークス）

これはLINEを運営しているワークスモバイルジャパン株式会社が提供しているビジネス向けのSNSです。

広く出回っているLINEをビジネス用として使いやすくしたものと言えます。

通常のLINE同様、スタンプが使えたりチーム内で予定やノートやファイルを共有できますので、とても便利です。

もちろんクライアントとのやり取りもできます。

その主な特徴は、以下の通りです。

① LINEと同感覚で利用できるインターフェースを備えていること

② カレンダー機能が充実していること

③ 端末を紛失した際、アカウント遠隔削除機能があるので安心であること

以上が大きな特徴のツールです。

Wow Talk（ワウ トーク）

これはワウテック株式会社が運営するビジネスチャットツールです。

チャット機能と掲示板による情報の共有や、タスク管理、無料電話などができます。

現在、国内の3000社以上でも導入されていて、個人で使いやすい「カスタマイズ機能」が充実しています。

「日報機能」が付かされ、日報が提出されているか、日々の業務内容などをWeb上で簡単に見ることができることで、情報を威厳管理できる特徴があります。

その主な特徴は、以下の通りです。

① 音声通話やビデオ通話機能を備えていること

② 社員リスト作成機能があること

③ ファイル共有機能があること

以上が大きな特徴のツールです。

Dropbox Business（ドロップボックス ビジネス）

これはアメリカのDropbox,Inc が提供している オンラインストレージサービスです。

オンライン上でファイルの保存や共有などができるサービスです。

全てがオンライン上で行えますので、パソコンやタブレット、スマートフォンなどデバイスや環境に左右されず、簡単にアクセスできるのが特徴です。

さらにチームメンバーやプロジェクトメンバーでファイルを共有することも可能となっています。

その主な特徴は、以下の通りです。

① ユーザー毎の権限を設定できること

② データの遠隔削除機能があること

③ 直感的なユーザーインターフェースで操作性の高さがあること

以上が大きな特徴のツールです。

Google Drive（グーグル ドライブ）

これはGoogleが提供するオンラインストレージです。

Googleアカウントを持つことにより、15GBまで無料で使うことができます。

文章、写真、デザイン、動画、音楽のデータなどについても保存ができます。

その主な特徴は、以下の通りです。

① 低価格で大容量であるということ

② ファイル共同編集機能があること

③ ファイルバージョン管理機能があること

以上が大きな特徴のツールです。

Qiita：Team（キータ チーム）

これはIncrements 株式会社が提供する、プログラミングに関する知識、質問を共有するサービスです。

エンジニアでこれを知らない人がいないと言われるくらい、エンジニアたちから圧倒的な支持を得ているサービスです。

機能についてもエンジニア向けで充実していますし、もしプログラミングに関する知識や質問を共有する場がないかを探している場合は、活用をお勧めします。

その主な特徴は、以下の通りです。

① エンジニア向け機能が充実しているということ

② マークダウン記法に対応していること

③ プレビュー機能があること

以上が大きな特徴のツールです。

Confluence（コンフルエンス）

これはオーストラリアのATLASSIAN社が提供する情報共有ツールです。

プロジェクトの計画書や打合せ議事録など幅広いコンテンツ作成が可能です。

画像や動画なども活用ができます。

その主な特徴は、以下の通りです。

① ファイル共有スペース制限機能が充実しているということ

② ツリー構造式の掲示板機能に対応していること

③ サポート体制が充実していること

以上が大きな特徴のツールです。

Trello（トレロ）

これはConfluenceを提供しているATLASSIAN社が提供しているタスク管理ツールです。

様々なプロジェクトが一斉に走っている際に、よくある問題が現在どのプロジェクトが、どのような状況になっているのか、誰がそのタスクを実行中なのかを知りたいことと思います。

そんな時このツールを活用すれば、現在誰がどのような状況で何のタスクを行っているかが、一目でわかることが特徴です。

その主な特徴は、以下の通りです。

① 無料プランの機能が充実しているということ

② カンバン方式のタスク管理に対応していること

③ シンプルなインターフェースであるので使いやすいこと

以上が大きな特徴のツールです。

Backlog（バックログ）

これは株式会社ヌーラボが提供するプロジェクト管理ツールです。

タスク管理、バージョン管理、社内Wiki、ガントチャートなどプロジェクト管理に関する機能が充実しています。

大手の広告代理店や開発会社、Web製作会社などの様々な会社で活用中です。

その主な特徴は、以下の通りです。

①バージョン管理機能が充実しているということ

② ガントチャート機能に対応していること

③ ファイルストレージ機能が使いやすいこと

以上が大きな特徴のツールです。

asana（アサナ）

これはFacebook共同創業者であるDustin Moskovitzと元エンジニアのJustin Rosensteinが、2008年に創設したプロジェクト管理アプリケーションです。

世界192カ国で何百万人ともいわれるほど大勢の利用者がいることで知られています。

複数のコミュニティを1つのアカウントで使えることで、様々なプロジェクトを同時並行して行える特徴があります。

その主な特徴は、以下の通りです。

① 外部連携サービスが充実しているということ

② チャット機能に対応していること

③ Slackとの連携が可能で使いやすいこと

以上が大きな特徴のツールです。

ここまでは11種類のコミュニケーションツールを、それぞれの特徴についてお伝えしました。

それぞれみんな特徴があり使ってみたくなるものばかりだと思います。

あなただけに教える5つのツール！

それではここからはあなたに特にお勧めしたい、5つのコミュニケーションツールについて、公式ホームページなどからの最新情報を取り入れて、お伝えしていきたいと思います。

1.Slack

2.Chatwork

3.LINE WORKS

4.Google Drive

5.asana

以上の5ツールについて詳しく見ていきたいと思います。

Slack

このSlackの特徴を上げてみますと以下のようなものがあります。

① メンバーがどこにいてもチームを一つにまとめることができる

② チャンネル内での作業では、チーム全員が進捗状況や、それを行う目的を共有できる

③ 会話ごとに整理ができる

④ チーム全員が常に現状把握ができる

⑤ 優先度について自分で選ぶことができる

⑥ チャンネルをカスタマイズできる

⑦ プロジェクト、トピックやチームに関連するすべての情報を、効率的にチームワークを実現する

⑧ 共有チャンネルを通じて、企業間のつながりを構築できる

以上のような特徴があります。

Chatwork

このChatworkの特徴を上げてみますと以下のようなものがあります。

① ファイル送受信の容量制限がないので、安心して送付できる

② グループチャットでは、過去の履歴が見やすく、コミュニケーションから発するToDoを、タスク管理機能で管理ができる

③ 複数人が参加するグループチャットにメッセージを送れば、c/cやBCCの漏れを防ぐことができる

④ 無料でビデオ/音声通話機能が使える

⑤ 電話のタイミングをチャットで確認してから実施ができるので、時間調整がしやすい

⑥ ビデオ/通話を活用することにより、離れた拠点の社員と簡単に会話ができる

⑦ 遠方のお客様でもビデオ通話によって直接訪問しなくても、商談が可能となる

⑧ 意思決定がスピードアップ、業務効率がアップすることで社内コミュニケーションが活性化する

⑨ 社内外の誰とでも繋がれるので、大企業や官公庁も導入できるセキュリティ水準がある

⑩ 仕事で使うサービスと連携しカスタマイズすることが可能である

以上のような特徴があります。

 

 

LINE WORKS

このLINE WORKSの特徴を上げてみますと以下のようなものがあります。

① プライベートの確保と自由な働き方がここからできる

② 見慣れたLINE画面なのですぐに使える

③ 安全、安心の提供を受けられる

④ データの安全保管とプライバシー情報保護の安全性が保たれる

⑤ 参入会社例をあげると、東京海上日動、明治安田生命、三井住友海上、しまむら、Zoff、ヤナセ、大成建設、SAPPORO、千葉大学病院、ニッポンレンタカーなど多数あり

以上のような特徴があります。

Google Drive

このGoogle Driveの特徴を上げてみますと以下のようなものがあります。

① すべてのファイルをどこからでも保存できる

② 様々なファイル（写真・文章・デザイン・描画・音楽・動画）を保存できる

③ ドライブ内のファイルにはスマートフォン、タブレット、パソコンのどれからでもアクセスが可能である

④ ファイルフォルダーを共有できる

以上のような特徴があります。

asana

このasanaの特徴を上げてみますと以下のようなものがあります。

① 簡単なタスク管理が1か所で行える

② 進捗状況の共有ができるので効率的に取り組める

③ 視覚的なプロジェクトプランで期限の遵守ができる

④ オートメーションで処理を自動化しワークフローを簡素化できる

⑤ 世界195カ国で何百万人ものユーザーが利用している

⑥ 仕事の量と質を高めることができる

以上のような特徴があります。

以上お勧めする5つのツールについて、簡単ですが特徴をお伝えしました。

 

 

尚、より詳細な資料についてご希望の方は、それぞれの会社のホームページをご覧いただきたいと思います。

ゴールデンウイークも終了し、5月に入りましたがまだ新型コロナウイルスの勢いは止まりません。

このままではいつまで自粛をすればいいか全く不明な状況ですね。

何とか一刻も早く終息してほしいものです。

テレワークがより一層重要な働き方になっていくものと思いますが、ここまでご紹介してきましたツールを、効果的に使っていただきたいと思います。

少しでもお役に立てれば幸いです。

これからまだ新型コロナウイルスとの長い戦いが続くものと思われます。

お互いに身体には十分気を付けて、もし急な発熱や息苦しいことが起きた場合は、決して無理をせずにかかりつけの医院などに相談し、指示を仰ぐことが大切だと思います。

いつの日か、新型コロナが終息した暁には、うれしい東京五輪が待っています。

それまではじっと辛抱をしていきましょう。
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