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テレワークの勤怠管理はどうすればいいの？勤怠管理にお勧めの5つのシステムをご紹介！【テレワーク】

テレワークという言葉が最近はごく普通に語られるようになりました。

新型コロナウイルスによる肺炎で、世界中に感染が広がってきました。

日本でも人が密集する場所での会合や、お店などが閉店を余儀なくされています。

人から人へ感染し多くの人を苦しめている新型コロナですが、まだいつまで続くのか全く不明です。

多くの企業では出社しての業務から、自宅などでのテレワークを推進し始めています。

ここからはそのテレワークを進めるに当たり、勤怠管理をどのように進めたらよいかについて、守るべき管理法などに的を絞ってお伝えしたいと思います。

どうか最後までじっくりご覧ください。

テレワークの勤怠管理はどうすればいいの？

テレワークの勤怠管理方法

テレワークは自宅又はサテライトオフィスでの業務が主体となります。

また場合によっては、近所の喫茶店やファミリーレストランで行う場合もあるのではないかと思われます。

そこで何社かのテレワーク時における勤怠管理の実態を探ってみました。

以前、国から出されたアンケート調査では、仕事の始業時と終業時に、メール又は電話で報告をさせること、を義務付けている会社が多いことが分かりました。

また、ある会社では表計算のソフトを使って、自己申告で出勤退勤の管理を行っているところもありました。

しかしながらこのメールでの報告には、問題も少なからずあります。

業務を途中で休んでいても、長く休憩を取っていてもそれを管理することは事実上できません。

また、その報告を受けるべき上司や管理者の負担が大きくなることも予想されます。

テレワークでは通常の出社のように始業時間は定まっていないことが多く、その結果、終業時間も勤務者によってバラバラです。

特に電話での管理の場合は上司や管理者は、テレワーク勤務者からの連絡があるまで帰宅できず、勤務時間に無理が生じてしまいます。

一方、テレワーク勤務者については、電話で毎日の連絡をすることで、電話料金がかさんでしまいます。

その費用については勤務者が負担をするか、企業側でするかが決まっていない場合もあります。

テレワーク勤務者が増えてくれば、給料計算する手間も当然増えてきます。

したがって、電話やメールでの勤怠管理の方法では、労使双方に負担が多くなり、その割には正確な情報も得られない場合が生じます。

最近では、「グループウェア」を利用して勤怠管理を進めている企業も出てきました。

 

 

このグループウェアというのは、企業内部でスケジュール管理や作業管理を共有して、コミュニケーションを図ることを目標にして作られたソフトウエアです。

これをうまく利用すれば、社内のSNSやメール管理もできるので、勤怠管理にも応用できます。

次の項では勤怠管理でお勧めする5つのシステムについて、より詳しくお伝えしたいと思います。

勤怠管理にお勧めの5つのシステムをご紹介！

それでは現状において手に入りやすい、テレワーク勤怠管理でおすすめの5つのシステムを、順を追ってお伝えしたいと思います。

今回ご紹介するシステムは、以下の5つです。

1.テレワークウォッチ

2.IEYASU

3.F-Chair+（エフチェアプラス）

4.シュキーン

5.Jinjer 勤怠

それでは一つずつ見ていくことにしましょう。

 

テレワークウォッチ

 

これはMicrosoft社が、Skype for Bisiness(Lync2015）のプレゼンス（存在）情報を取得して、勤務時間をカウントして記録をするアプリケーションです。

 

勤怠参考時間の記録やテレワーク勤務者の勤務開始から勤務終了までの管理が可能となっています。

 

この「テレワークウォッチ」の特徴を見てみますと、Skype for Bisinessのプレゼンス機能と連動することにより、勤怠を自動取得できることです。

 

例を挙げますと、あるテレワーク勤務者が朝8時に勤務を開始し、3時間働いた後11時から3時間休憩をします。

 

その後午後2時から勤務を再開、午後4時に勤務をいったん中断した後、午後9時から12時までの3時間勤務をして、そのひの勤務が終了したとします。

 

この場合「テレワークウォッチ」は自動的に8時間の勤務をしたとして計算をします。

 

このような場合、電話やメールで勤怠管理をしたとしますと、4回の勤務開始と4回の勤務終了の計8回電話をかけなければなりませんね。

 

一方、管理側も同じく電話を受けなければならなくなりますので、大変な作業となってしまいます。

 

この「テレワークウォッチ」は、パソコン操作に応じて自動で記録を行いますので、業務が中断した際の操作や操作忘れの心配がいりません。

 

5分以上パソコン操作がないと、自動的に一時退席となって勤務時間から除かれます。

 

このようにきめ細かな把握というのは、企業側にとっては「事業場外みなし労働制」などを採用せずにすむことと同時に、テレワーク勤務者も安心してお子さんの保育や介護などもできることになります。

 

勤怠ログデータはパソコン内に保存されていますので、勤務傾向やオーバーワークへの対策にも役立ちます。

 

IEYASU

 

この「IEYASU」は、人事の専門家の人たちが集まって開発した、勤怠管理システムです。

 

しかも無料で使えることが大きな特徴となっています。

 

1000社以上のサポート経験によって培われてきた人事・労務の専門家のノウハウがびっしり詰まっており、シンプルで使いやすい機能となっています。

 

しかもうれしいことに出退勤データを出力し、様々な分析が行われるように、「分析レポート」も豊富にそろっているのが特徴です。

 

尚、有料版では月額3,800円で39名まで管理することが可能となっています。

 

ベンチャー企業などに必要な機能を精査して搭載しているという所も、高く評価されている一因となっています。

 

このシステムは、毎日の打刻データと勤務データがそれぞれ別々に管理することができるので、テレワーク勤務者の状況について、リアルタイムで確認できるとのことです。

 

日次勤怠データ、月次集計データを、テレワーク勤務者別にCSV形式で出力ができるので、人事評価資料にもなりますので便利です。

 

しかもExcelを利用することで、給与計算ソフトへの連動も可能となりますので、別の給与計算ソフト利用企業も、ランニングコストの削減にもなりますね。

 

F-Chair+（エフチェアプラス）

 

 

この「F-Chair+（エフチェアプラス）」は、これまでは難しかったとされる、働いている時間と何をしているかを同時に管理ができる、便利な勤怠管理システムです。

 

特許も取得しているとのことです。（特許第5134737号）

 

テレワーク勤務者は、専用のデスクトップツールにより、勤務開始時に『着席する』と勤務中断時や勤務終了時に『退席中』を押すだけで済みます。

 

つまり細切れの時間まで自動で集計してくれます。

 

一方、管理者側は社内のPCで業務時間と画面キャプチャーを見て、勤務状況を確認できます。

 

このシステムの特徴ですが、『着席する』を押してからスマートフォンでゲームをしていても、その状況を管理することができるので、企業にとっては無駄な賃金を払わずに済むことになります。

 

このシステムは無料でトライアルすることも可能ですので、試してみて使いやすさが分かるようになっています。

 

トライアルが終わった後、条件はあるのですが一人を管理するのに、1日で50円からという低価格で導入が可能となります。

 

有料のオプションを使いますと、タスクごとの生産性計測やオーバーワークを抑制するため、隠れ勤務防止機能なども利用ができるようになっています。

 

尚、気を付けることはこのシステムを導入する際、画面キャプチャ―で撮られているということをテレワーク勤務者に伝える必要があります。

 

それを了解してもらってからの導入となります。

 

シュキーン

 

 

この「シュキーン」は、パソコンやスマートフォンがあれば、すぐに使うことができます。

 

パソコンやスマートフォン、ICカードからもタイムカードに打刻ができるようになっています。

 

表計算ソフトでの勤怠管理より、低コストで業務時間を大幅削減することが可能です。

 

基本的な勤怠管理システムが揃っていることもこの「シュキーン」の特徴となっています。

 

一方、給与計算ソフトと連携ができるエクスポート機能、従業員の勤務形態を自由に作成ができるシフト機能も備わっている便利さです。

 

しかも勤務時間や残業時間を、グラフに表示して分析をする統計機能もありますので、勤務評価にも役立てることになります。

 

「シュキーン」ですが最大で2か月間無料でお試しができますので、使い勝手がよくわかります。

 

試用期間が終了後もテレワーク勤務者一人当たり月額で200円を支払えば、勤怠管理することができます。

 

テレワーク勤務者が10人以下の場合は、月額最低利用料金の2,000円となります。

 

経営者や管理者が外出中でも簡単に勤務状況が把握できる点も評価されているとのことです。

 

Jinjer 勤怠

 

 

 

この「Jinjer 勤怠」は、パソコンやスマートフォン以外にも、チャットツールやアップルウォッチ、Google Homeでも打刻することができる点が特徴となっています。

 

従業員の労働時間についてスピーディーで集計・管理ができます。

 

マルチデバイス対応ですので、いつでもどこでも申請や承認ができます。

 

しかも36（さぶろく）協定に基づいた勤務状態の異常値検出が可能ですので、オーバーワーク防止管理ができることも特徴となっています。

 

打刻漏れなども自動でお知らせする機能も付いていますので便利です。

 

企業側も初期費用なしで開始ができますので、ソフトのアップデートや労働に関する法律改正に伴う制度の適用なども、運用コストがかかりません。

 

サポート体制もしっかりしていますので、無料トライアルから開始することをお勧めします。

 

トライアルが終了後は一人のテレワーク勤務者について、月額300円という低コストとなっていますので、導入が楽であると思います。

 

多彩な打刻以外にもメリットがあり、アプリ対応やシフト作成、予実管理などの機能も備えていますので、勤怠管理オペレーションの効率化をすぐに実現できます。

 

以上、ここまではテレワークの勤怠管理にお勧めしたい5つのシステムについてお伝えした来ましたが、いかがでしたでしょうか。

 

最近はとても便利なシステムが安価でしかも機能も充実しているものが多くあることが分かりますね。

 

ぜひ皆さんもお試しください。

 

さて最初にもお伝えしましたが、新型コロナウイルスによる感染は、この先も長期にわたって我々を苦しめることになりそうな気がします。

 

テレワーク勤務者もこれからはますます増えてくるのではないでしょうか。

 

お互い様にコロナには十分注意をしていく必要があります。

 

自分だけでなく家族や周りの人達にも、自分自身が感染を広げることがないようにしたいですね。

 

これからも共に頑張っていきましょう。
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